Travailler avec un iPad – Retour d'expérience...

Je remercie la Team de France-iPad qui me permet aujourd’hui de passer du statut de fidèle lecteur à celui de contributeur invité ! Équipé d’un iPad depuis mai 2010, remplacé par un iPad 2 en avril de cette année, je défriche au quotidien le territoire encore vierge des usages en entreprise. Découvrez mon premier retour d’expérience sur cette question ô combien vitale : puis je travailler avec mon iPad ?

Voilà bientôt un an que j’utilise mon iPad au quotidien tant dans ma sphère professionnelle que personnelle. J’avais expliqué à l’époque, quelques mois après l’acquisition de l’iPad première génération, quelles options pour une prise de note numérique j’avais alors à ma disposition et celles que j’avais choisies.
Une année s’est écoulée et mes usages de cette tablette tactile ont grandement évolués, en particulier sur la prise de note numérique. Ce billet est ainsi l’occasion de faire un point d’étape et de partager avec vous le résultat de plusieurs mois d’expérimentation : une organisation qui s’est finalement imposée d’elle même après et que j’utilise chaque jour depuis bientôt 6 mois.
Attention cependant, l’organisation et les outils présentés dans ce billet sont parfaitement adaptée à mes contraintes et mes besoins, mais ne correspondent pas forcément aux vôtres. N’hésitez donc pas à me poser des questions dans les commentaires si des points clés vous manquent pour juger de la pertinence et de l’adéquation de ces outils.

Prise de note avec un iPad en réunion au milieu d'une forêt d'écrans

Un petit clin d’œil rapide avant d’entrer dans le vif du sujet avec cette photo que j’ai prise en réunion il y a quelques semaines. Elle illustre parfaitement cette phrase tirée de mon premier billet sur la prise de note numérique :
je ressentais, caché derrière l’écran, une distance me coupant des autres participants.

Dropbox au centre du dispositif.

Vous le savez peut être, l’iPad ne possède pas de système de gestion de fichiers et ne peut pas être utilisé comme clé USB (sauf à installer un logiciel tiers sur son PC ou jailbreaker, mais c’est hors sujet). C’est un choix de conception discutable dans la sphère personnelle, mais à la limite en considérant que l’iPad est là pour « consommer » des médias ça peut encore être défendable. En revanche, pour des usages de type professionnels, c’est un vrai manque.
Heureusement, de nombreux services innovants se sont développés pour palier à ce manque et surtout apporter une réponse moderne et cohérente à un besoin somme toute assez simple : je veux disposer tout moment sur mon appareil mobile de tous mes documents.
J’ai trouvé en Dropbox le service qui répond exactement à ce besoin (d’autres service identiques existent également, mais ils ne sont pas aussi bien pensés et intégré à l’écosystème iPad à mon sens). Il s’agit d’un service de stockage en ligne extrêmement bien pensé, voici pourquoi :
  • utilisable sur tout type d’appareil (Android, iPhone, iPad, Windows, Mac, Linux, …)
  • API disponible et usage très répandu dans les apps iPad / iPhone / Android
  • synchronisation immédiate (déclenchement immédiat, temps de transferts très courts)
  • possible de synchroniser autant de périphériques que l’on souhaite
  • documents historisés
  • portail web de consultation des documents synchronisés disponible
  • gratuit avec possibilité de prendre une offre payante pour disposer de plus de Go de stockage
  • 2Go offerts gratuitement à l’inscription
Dropbox pour iPad

Ainsi, en permanence je dispose tant sur l’iPad que sur le PC du bureau que sur mon Mac perso de l’ensemble de mes documents projets pro ! A ce propos d’ailleurs, ces documents étant également partagés avec l’équipe sur une ressource réseau, j’ai monté un petit script de synchronisation utilisant Unison. Ainsi une modification faite sur l’iPad se répercute immédiatement sur la ressource réseau commune à l’équipe et inversement.. si ce n’est pas la perfection ça s’en approche grandement ;)
Au final, le fait qu’il n’y ai pas de système de gestion de fichiers sur l’iPad n’est pas en soi vraiment gênant, ce qui l’est vraiment c’est que l’iPad ne soit pas livré en standard avec un dropbox-like aussi bien pensé & intégré tant à l’iPad qu’aux applications partenaires et aux OS classiques. Précision : mobile-me ne tient pas la comparaison. Nous pouvons en discuter dans les commentaires si vous n’êtes pas convaincus. J’espère que l’annonce qui va être faite aujourd’hui du service iCloud apportera au-delà de la musique une réponse à ce besoin indissociable d’une tablette mobile connectée.

Le MindMapping comme technique de prise de note principale.

J’en avais parlé rapidement dans un précédent billet traitant des réunions, j’utilise les techniques de mindmapping pour augmenter l’efficience de la prise de notes tout en facilitant leur mémorisation et leur utilisation.
iThoughtsHD

La meilleure application que j’ai trouvée sur iPad pour ce besoin est iThoughts HD. Cette dernière propose une présentation propre et « pro » des maps et n’est pas en reste d’un point de vue fonctionnalités :
  • création de templates (très pratique)
  • ajout d’images / icones / photos
  • création de « liens hypertextes » vers une autre map / un site web / une adresse mail
  • synchronisation vers Dropbox (pas encore automatique mais sur action manuelle)
  • export dans de multiples formats en quelques clics
  • envoi par mail en deux clics
  • possibilité d’annuler plusieurs actions à la suite
  • gestures spécifiques optimisées pour gagner du temps (ex : triple espace pour créer une branche fille)
  • support de TextExpender
En résumé : iThoughts me permet de tracer de façon lisible, mémorisable et exploitable les informations issues des multiples réunions auxquelles je participe. C’est également un outil très intéressant pour m’aider dans les phases de réflexion, création, conception, … même si je ne l’utilise pas encore assez à mon goût pour cet usage. J’ai en effet tendance à beaucoup travailler dans mon esprit avant de poser quoi que ce soit sur papier (numérique ou non).

Prise de note « au kilomètre » et bureautique.

Concernant la prise de notes, dans certains cas il m’arrive de ne pas passer par une mindmap mais par une prise de note plus classique (en particulier dans le cas où je sais que je ne vais pas trop avoir besoin de structurer cette prise de note).

NebulousNotes

Dans ce cas précis, j’utilise l’application Nebulous Notes. Cette dernière a la particularité d’être à la fois très simple et très riche de fonctionnalités. Pour les citer rapidement :
  • synchronisation avec Dropbox (automatique)
  • visionneuse de documents bureautiques (office, …)
  • barre de boutons supplémentaires au dessus du clavier très bien pensée et personnalisable
  • support de TextExpender
Pour des besoins de bureautique plus poussés, j’utilise également l’application Documents To Go Premium (une version standard un peu moins cher existe aussi). Cette application permet de consulter les fichiers Word, Excel et PowerPoint, modifier les fichiers Word et Excel pour la version standard, PowerPoint également pour la version Premium d’où son intérêt. Elle est bien sur 100% compatible Dropbox. Attention, un point important à noter est que, du fait des mesures prises pour préserver la mise en forme des documents en cas de modification sur l’iPad, le moteur d’affichage des documents est quelque peu déroutant au début. En effet, il n’affiche pas le document tel qu’on le voit à l’écran mais transforme certaines mises en forme. Rien de bien gênant à l’usage, sauf si vous comptez l’utiliser pour projeter le document dans sa version mise en forme. J’avais testé également Office2HD que j’ai trouvé décevante dans l’ensemble et de qualité moyenne bien qu’intéressante sur le papier.
Je continue à utiliser WritePad mais dans une moindre mesure. La reconnaissance d’écriture fonctionne très bien, mais j’éprouve simplement moins le besoin de prendre des notes manuscrites depuis que j’utilise le mindmapping (je mémorise aussi bien via le mindmapping que via l’écriture manuscrite). Je n’utilise presque plus Note Taker HD, même si pour faire un rapide schéma à main levée il garde un intérêt certain. J’ai également laissé tomber PlainText au profit de Nebulous Notes décrit plus haut, Plain Text avait comme inconvénient de ne pas être capable d’ouvrir les fichiers bureautique, ce que Nebulous Notes fait très bien.

Agenda et gestion de taches.

Coté agenda rien d’extraordinaire, j’utilise l’app fournie en standard par Apple. Pour des raisons de praticité je synchronise mon iPad et mon iPhone avec avec google calendar ce qui me permet de disposer en permanence sur tous mes outils d’un agenda up to date ! J’ai d’ailleurs également paramétré mon client de messagerie pour qu’il se synchronise lui aussi avec google calendar et tout fonctionne à merveille.
Pour la gestion de taches, mon choix s’est finalement posé sur WunderList. J’ai débuté avec Toodledo, qui bénéficie aussi d’un service cloud offert, puis ai utilisé ToDo plugué sur le cloud Toodledo… pour finalement découvrir WunderList et son interface sobre et efficace, un must have ! Ses avantages, outre le fait qu’elle permette d’aller vraiment à l’essentiel, sont nombreux :
  • ergonomie claire et efficace
  • simplicité d’utilisation
  • compatibilité iPad iPhone
  • service cloud offert gratuitement
  • gratuite
WunderList HD pour iPad

Je vous la recommande donc, car le but principal d’une application de gestion de taches à mon sens est de mettre en avant au maximum les taches à réaliser et pas l’application elle même.. Dans beaucoup d’applications de gestion de taches les options sont tellement nombreuses qu’on peut passer plus de temps à paramétrer la tache qu’a l’exécuter.. J’ai longuement hésité par rapport à l’application Manage qui propose des fonctionnalités très intéressantes, mais je n’ai vraiment pas accroché avec l’interface et en particulier les dessins de stylos qui prennent une place énorme qui pourrait certainement être mieux mise à profit.

Schémas & illustrations.

Dans mon métier il m’arrive très régulièrement d’avoir besoin de produire des schémas et illustrations diverses et variées. La majorité du temps pour aller vite j’utilise Word et PowerPoint (Visio également) et j’avais envie d’expérimenter l’iPad sur ce point. En effet, démarrant invariablement mon processus « créatif » par un griffonnage papier, l’intérêt du tactile me semblait intéressant à creuser. Après avoir hésité plusieurs mois du fait de son prix élevé, j’ai fini par craquer et m’équiper d’OmniGraffle ayant déjà eu l’occasion d’utiliser la version Mac.
Même si mon portefeuille m’en a voulu pendant quelques jours, je ne le regrette pas du tout tant son ergonomie et sa qualité sont au rendez vous. Il s’agit d’une véritable application professionnelle, permettant de réaliser des schémas et illustrations de qualité très aisément. L’interface est relativement simple, les gestures tout à fait adaptées et bien pensées, les bibliothèques d’objets sont variées, … on peut même faire des wireframe et des mockups (je pense malgré tout qu’iMockup est mieux adapté pour ça). Mon seul regret est qu’elle ne supporte pas Dropbox

OmniGraffle pour iPad

A titre d’exemple, l’illustration du billet Pour mettre l’IT au cœur du métier, rendons l’IT au métier a été réalisé à l’aide d’OmniGraffle en environ 2h. Attention, ça peut paraître long mais ces 2h incluent la réflexion sur la structuration, le contenu et la présentation, il ne s’agit pas uniquement du temps d’exécution. Je pense que j’aurais mis à 30min près le même temps avec la version Mac, en revanche ma « créativité » ne se serait peut être pas manifestée de la même façon.

Lecture de livres blancs, analyses, …

Pour tout ce qui est lecture de livres blancs, pdf d’études ou d’analyses, … j’ai trouvé mon bonheur avec Bookman qui est à mon sens largement supérieur à l’application iBooks s’Apple. A noter qu’il existe une version Lite gratuite. Je ne demande pas de fonctionnalités particulière à une liseuse de pdf hormis d’être rapide et d’afficher clairement et proprement les textes et images, c’est exactement ce que fait Bookman et c’est ce qui a motivé mon choix. Une précision cependant, cet usage est très minoritaire et je n’ai pas encore le réflexe de dégainer l’iPad pour lire les livres blancs que je récupère.

Prise de note « sphère personnelle »

Pour finir, je fais un rapide aparté sur mes usages dans la sphère personnelle car certaines apps peuvent être intéressantes également. En effet, j’utilise pour mes notes personnelles deux applications supplémentaires : Evernote et SimpleNote. Evernote pour garder trace d’idées et autres notes personnelles, SimpleNote pour partager avec ma chérie les listes de courses en règle générale (application ultra basique et simple).
Je pourrais également utiliser Evernote dans ma sphère pro, j’ai d’ailleurs essayé mais vite abandonné.. probablement que je n’ai pas réussi à lui trouver l’usage approprié au milieu d’apps très spécifiques et ciblées.

En résumé, à l’aide de quelques applications peu onéreuses je dispose sur mon iPad de tous les outils me permettant de travailler en mobilité avec efficience, ce que je fais depuis de nombreux mois ! Je travaille également au quotidien à sensibiliser mes interlocuteurs par rapport à cet outil et apprends beaucoup de leurs réactions et retours. Je suis ainsi convaincu que les tablettes tactiles (iPad en tête) vont petit à petit prendre une place considérable en entreprise jusqu’à devenir indispensables (à l’instar des smartphones). Attention, je ne dis pas que les tablettes vont remplacer l’ordinateur, car je ne le pense pas. Je pense en revanche que les tablettes vont venir compléter l’équipement informatique des salariés et rendre plus facile et agréable l’exécution de taches en mobilité. Je pense également que la facilité d’échange que permettent les tablettes tactiles sera très appréciée car montrer un document sur une tablette tactile engage l’interlocuteur à interagir avec le document instinctivement et donc à s’investir beaucoup plus dans l’échange (contrairement à un netbook). Pour conclure, je vous invite à expérimenter vous aussi au quotidien l’utilisation d’un iPad (ou de toute autre tablette), il reste en effet de nombreux usages à défricher et vous pouvez aussi contribuer à enrichir cette réflexion.

16 commentaires:

Jcg48 a dit…

Ben dis donc !!! Là c'est un (vrai) article, détaillé, fouillé, avec retour de ceci et de cela.
maintenant si les Mhd, Yoda et consorts se mettent à consommer de la place comme toi… !!!
Cela va sérieusement augmenter (comme la réalité…) les frais de fonctionnement du site.

Comme ce matin justement, la notation de France-iPad a été (très légèrement) dégradée par ces fous furieux de 
Moody's et Standard & Poor's…ça ne va pas arranger les affaires !

Au secours Mhd… :-)

De notre envoyé spécial en direct-live de New-York juste devant chez #DSK et sa copine…

MHDFranceiPad a dit…

C'est vrai que cet article est excellent ! 
Merci à Fabien... 

Benoit Labadie a dit…

Si je puis me permettre de revenir sur la phrase "je ressentais, caché derrière l’écran, une distance me coupant des autres participants" :
Selon le sujet de la réunion, ou les participants en question, cela peut aussi constituer un avantage :D

Fabien Grenet a dit…

@MHDFranceiPad:disqus & @Jcg48:disqus Promis la prochaine fois je fais court... ;)
@google-e10eb1a9ab5e116d5c8523a9b09ccdce:disqus +1 effectivement parfois il vaut mieux ne pas être visible !

Francois a dit…

Merci pour vos commentaires et suggestions. Comme vous, j'utilise dropbox  - également comme sauvegarde de mon DD).  Je n'ai pas réussi pour l'instant à comprendre comment on envoie un mail avec une pièce attachée contenue dans dropbox. Est-ce possible?

Pour la gestion des tâches, je trouve beaucoup d'applications, mais je n'en n'ai pas encore trouvé une seule qui synchronise directement avec les tâches d'outlook. En connaissez vous une? 

Bonne journée

Yves a dit…

Personnellement j'ai eu la chance de rencontrer un type sympa, cheveux grisonnant, qui m'a fait partager son expérience des entreprises lors d'un voyage en train sur Paris.Quand je lui ai parlé des problèmes que je rencontrais en tant qu'entrepreneur, devis incomplets car faits tard le soir, suivi des règlements, commandes fournisseurs, etc. il m'a parlé d'une solution complète sur iPad 3G. J'étais convaincu pour ne pas dire séduit mais devoir investir plusieurs centaines d'euros ne me plaisait guère.
Il m'a donné la solution. 
Je ne débourse que quelques dizaines d'euros par mois.
J'ai maintenant une solution complète qui me permet de faire des devis complets, précis, avec signature immédiate de mes clients, envoyés immédiatement par mail à mes clients.
La solution est multi-entreprises (tant mieux j'ai 2 boîtes) et que sont comprises les sauvegardes, etc.  
Bref que du bonheur avec ma solution complète iPad 3G pour quelques dizaines d'euros par mois.Laissez-moi votre prénom et mail à yvesli arobase free.fr je vous envoie leur coordonnées en retour.
Yves Li
P.S. je n'ai aucune action c'est pour cela que je ne cherche pas à les citer sans l'accord de l'administrateur de ce site.

Fabien Grenet a dit…

Bonjour @4ee8d1072b2083a7e8692e8a08f9b1e9:disqus, désolé pour ce retour tardif. A ma connaissance il n'est pas possible d'ajouter à partir de Dropbox de fichier en pièce jointe d'un mail sur iPad. Si quelqu'un sais comment faire je suis preneur également mais je crains que la fonctionnalité n'ai pas été implémentée sur la version iPad de Dropbox.
Personnellement je n'utilise pas Outlook, et n'ai jamais tenté de synchroniser mes taches avec... je me demande si Remember The Milk ne le fait pas ?

@dfa4dea5f13e5a8b85d44a2763b0ce36:disqus je suis preneur par curiosité de vos infos même si j'avoue ne pas bien tout comprendre..  Vous pouvez m'envoyer des infos complémentaires sur contact -at- haikusages.fr !

vfarcy a dit…

Bon article, merci, j'ai toutefois une question : qu'en est il de la saisie ? clavier "physique à ajouter" ou alors on garde le clavier "tactile" de l'Ipad ? 

MHDFranceiPad a dit…

En ce qui me concerne (mais j'ai un usage restreint de l'iPad en mode professionnel pour être très honnête), je n'ai pas encore investi dans un clavier physique. Néanmoins, le clavier tactile n'est pas toujours très pratique quand j'ai envie de taper des textes un peu long et j'avoue me poser de plus en plus la question de cet achat...

MHDFranceiPad a dit…

Je confirme ce que tu dis : à ma connaissance non plus, on ne peut pas envoyer une PJ hébergée par Dropbox dans un email (c'est bien dommage d'ailleurs). 

Fabien Grenet a dit…

De mon coté je n'ai pas acheté de clavier physique, et je me suis fait au clavier virtuel à force de prendre des notes avec. C'est pour beaucoup une question d'habitude, et le fait de taper régulièrement sur un clavier physique sur l'ordi de bureau n'aide pas à la transition. Il faut se forcer, essayer de taper sans se poser de question en faisant confiance au correcteur orthographique et petit à petit la vitesse de frappe s'améliore et le besoin de correction diminue.

Je me pose néanmoins la question du clavier physique mais j'ai un peu peur de me couper de l'écran et de la notion de tactile avec..

Jean a dit…

Je viens d'acheter un ipad usager, j'aime écouter la radio en travaillant et je n'arrive pas à syntoniser aucune station de radio. Est-ce que quelqu'un peut me dire comment faire ou quel programme que je dois acheter.
Merci

Francois a dit…

Salut,

Joli workflow, et post super intéressant sur la vue complète pour la prise de notes, car aujourd'hui il est difficile d'avoir une app qui règle efficacement tous les points que tu mentionnes.
De mon côté j'utilise l'iPad depuis 2 ans. J'ai utilisé pendant un bon moment Evernote pour sa capacité de synchro mais ça manque de fonctionnalités pour prendre en compte les tâches, les To-do et faire du suivi.
J'utilise iThoughts mais pas pour la prise de note, plutôt pour structurer une réflexion ou une analyse.
Ça fait un moment que je cherche une solution de remplacement car ça me ferait gagner pas mal de temps tous les jours.
J'ai à peu près testé toutes les apps de notes / todo sur l'AppStore et je dois avouer que je suis toujours surpris à quel point elles correspondent peu à un usage pro.
Je viens de découvrir Beesy, une appli de prise de note et de gestion de To-Do,  http://www.beesapps.com/beesy-ipad-to-do/ qui a apparemment compris la prise de note avec un angle business. Je l'essaie depuis quelques jours et pour le moment je suis positivement impressionné par l'appli. C'est puissant, voir un peu trop au début.
J'aime beaucoup  les icônes de raccourci pour ajouter facilement et rapidement des notes et la faculté d'envoyer très simplement le compte rendu de la réunion.
Un autre truc très pratique: l'appli utilise mes notes pour créer automatiquement les tâches que je peux suivre dans le gestionnaire de To-Do. Gain de temps incroyable.
Seul inconvénient pour l'instant: pas de synchro iphone dispo mais les devs de http://www.beesapps.com m'ont dit qu'ils étaient dessus.

Chevenement a dit…

Bonjourje lis avec intérêt ce post sur les outils pour travailler efficacement avec son iPad.
Et la partie sur la prise de note et les To-Do fait clairement écho à ma propre expérience.
C'est d'ailleurs ce qui m'a poussé à quitter mon job pour créer BeesApps et commercialiser Beesy, une application de prise de notes intelligente qui alimente automatiquement un gestionnaire de tâche. Du coup, gain de temps considérable à l'issu de chaque réunion.
http://www.beesapps.fr/note-ipad-beesy/ pour avoir un aperçu, il y a une petite vidéo de démo d'1 minute.Je suis preneur de votre retour sachant que nous avons essayé de changé radicalement l'angle de vue sur le problème des notes et des To-Do.En effet, comme vous le faites fort justement remarquer, la gestion des tâches s'apparente le plus souvent à configurer des menus pendant des heures en recopiant les actions depuis votre cahier papier, voir depuis une impression. Du coup, nous sommes partis sur le constat suivant: la plupart des actions que l'on prend au bureau viennent des réunions qu'on a avec les autres. Alors pourquoi ne pas permettre de réutiliser 100% de l'info saisi lors de ces meetings pour alimenter les tâches. Du coup, pas de ressaisi pour l'utilisateur.En tout cas bravo pour le post, il est vraiment super intéressant sur la manière dont vous avez mis en place votre workflow personnelBonne continuation, dans l'attente de vous lire,DavidFondateur de BeesApps

yahoo-XCJHN6YXMKXEG5ECE2ZJJ3ZAOY a dit…

L'Ipad séduit de plus en plus les entreprises et je pense qu'un jour, la tablette deviendra aussi indispensable que l'ordinateur mais dans une autre mesure. Pour ma part, je l'utilise beaucoup professionnellement notamment pour les prises de notes en réunion. J'ai testé toutes les applications de prise de notes comme  Evernote, Awesome Note mais en ce moment j'en teste une nouvelle, c'est "Beesy". Elle commence à se faire connaitre sur la toile donc j'ai voulu l'essayer. La prise en main nécessite du temps mais je suis vraiment ravie. Le suivi ToDo est plus que complet et la prise de notes est plus efficace.
Si des internautes sont intéressés voici le site internet de l'application http://www.beesapps.fr/note-ipad-beesy/ ou tapez beesy

Caro

meslie a dit…

Merci pour cette article ! Super post
Parmi ma liste préférée d’applications iPad, je vous conseille Beesy. L’application est idéale pour les réunions. A partir de vos notes, Beesy génère automatiquement des ToDo listes que vous pourrez suivre sous différentes perspectives ( tâches, actions, participants, projets)
Cette app est géniale, je la conseille à tout ceux qui veulent gagner du temps au travail.
Meslie

Enregistrer un commentaire


"France-iPad : le meilleur blog iPad !" - Steve Jobs ;-)
 
Copyright 2012 www.France-iPad.net
Powered by Blogger